حسابداری تحت وب
نرم افزار حسابداری آنلاین یا تحت وب یکی از مصادیق پیشرفت در دنیای حسابداری است که از وظایف انسان کاسته و به تکنولوژی محول کرده است. این امر موجب صرفه جویی در وقت و انرژی سرمایه انسانی میشود به عبارت دیگر حسابداران می‌توانند به جای پرداختن به امور کم اهمیت به موارد مهم‌تر و استراتژیک بپردازند. یکی از راه‌های رسیدن به این امور استفاده از نرم افزارهای حسابداری تحت وب است اما لازم است ابتدا در این راستا بدانید که حسابداری تحت وب چیست و سازوکار آن چگونه است؟
در این خصوص قصد داریم در این مقاله به معرفی حسابداری تحت وب و نرم افزار مربوط به آن بپردازیم. مهمترین رئوسی که در این مقاله بدان اشاره می‌کنیم عبارتند از:
- حسابداری تحت وب چیست؟
- نرم افزار حسابداری تحت وب چیست؟
- مزایای حسابداری تحت وب
- حسابداری تحت وب مناسب چه کسب‌وکارهایی است؟
معرفی حسابداری تحت وب
حسابداری تحت وب یا مبتنی بر وب (که برخی آن را حسابداری آنلاین نیز می‌نامند) روشی است که در آن با استفاده از اینترنت و نرم افزارهای حسابداری آنلاین می‌توان به امور مالی یک کسب‌وکار پرداخت. در این سیستم حسابداری دسترسی حسابداران به داده‌های مالی از طریق مرورگر وب امکان پذیر است و دیگر نیازی به نصب و راه اندازی نرم افزار بر روی کامپیوتر نیست. به عبارت دیگر با اتصال به اینترنت از طریق مرورگر کروم، فایرفاکس و … می‌توانید وارد محیط نرم افزار شوید و به امور مالی شرکت رسیدگی کنید.
این سیستم به گونه‌ای طراحی شده است که در حین سادگی و کاربری راحت، حسابداران بتوانند به طور همزمان از چند نقطه مختلف امور حسابداری و حسابرسی را مدیریت کنند.
حسابداری تحت وب سازوکاری اینترنتی دارد. همانطور که اشاره کردیم برای کار با آن نیاز به نصب نرم افزار نیست بلکه شما به عنوان یک حسابدار از طریق یک لینک و با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور وارد محیط نرم افزار می‌شوید. تمامی داده‌ها بر روی سرورها ابری پردازش و ذخیره می‌شوند تا موجبات حسابداری مبتنی بر وب را رقم بزنند.
نرم افزار حسابداری تحت وب
شما برای اینکه بتوانید از سیستم حسابداری مبتنی بر وب استفاده کنید نیاز به یک نرم افزار حسابداری مرتبط با این سیستم دارید که بتواند در این محیط کار کند و قابل توسعه و بهبود باشد. نرم افزار حسابداری تحت وب عملکردی مشابه نرم افزار حسابداری آفلاین دارد اما ذخیره سازی اطلاعات به جای هارد دیسک کامپیوتر در سرورهای کنترل از راه دور صورت می‌گیرد. کار با این نرم افزارها نیازی به نصب و راه اندازی ندارد بلکه شما می‌توانید از هر سیستمی (موبایل، دسکتاپ، لپ تاپ و تبلت) به نرم افزار دسترسی داشته باشید و به امور مالی رسیدگی نمایید.
شاید برایتان جالب باشد که این دسته از نرم افزارها این امکان را برای کاربران فراهم کرده‌اند که به طور همزمان به اطلاعات یکسان دسترسی داشته باشند و وابسته به یک سیستم نباشند. نرم افزارهای تحت وب قابلیت تعریف سطوح مختلف دسترسی دارند؛ به عبارتی برای مدیر مالی می‌توان دسترسی به تمام آیتم‌ها را فعال و برای پایین‌ترین رده دسترسی محدودی تعریف کرد.
کاربرد حسابداری تحت وب
همانطور که می‌دانید ثبت وقایع مالی یک کسب‌وکار اعم از محاسبه حقوق و دستمزد، مالیات، هزینه‌های ورودی و خروجی شرکت، محاسبه سود در بازه زمانی مورد نظر و … همگی از مجموعه فعالیت‌های یک حسابدار هستند. معمولا در سازمان‌های بزرگ به دلیل صورتحساب‌های زیاد، ثبت وقایع مالی دشوارتر و طولانی‌تر است. در چنین شرایطی انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری آنلاین یا تحت وب قبل از شروع فعالیت می‌تواند کار حسابداران در بخش مالی را راحت‌تر کند. بنابراین انتخاب و بکار گیری یک نرم افزار حسابداری کارآمد و مناسب اقدامی مهم در بخش حسابداری به حساب می‌آید.
در انتخاب نرم افزار حسابداری ابتدا باید نیاز و گستردگی کسب‌وکارتان را بسنجید؛ به بیان دیگر کسب‌وکارهای کوچک نیازی به نرم افزارهای حسابداری گران قیمت با ماژول‌های پیچیده ندارند و از طرفی رسیدگی به امور مالی شرکت‌های بزرگ معمولا نرم افزار حسابداری با امکانات بیشتری را می‌طلبند.
احتمالا تا اینجا متوجه شده‌اید که استفاده از نرم افزار حسابداری آفلاین رو به افول است. با این اوصاف و با توجه به مواردی که در این قسمت اشاره کردیم باید گفت استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب یا آنلاین برای هر کسب‌وکاری به منظور افزایش سرعت، دقت و کاهش بروز خطا لازم است؛ همچنین می‌توان اطلاعات دقیق‌تر و جامع‌تری از داده‌های مالی استخراج کرد.
مزایای حسابداری تحت وب چیست؟
حسابداری تحت وب ویژگی‌هایی دارد که به موجب آنها مزایایی متوجه کاربران شده است. برخی از مزایای حسابداری آنلاین به شرح ذیل هستند:
افزایش سرعت در ثبت و دسترسی به اطلاعات
به موجب نرم افزارهای مبتنی بر وب سرعت ثبت اطلاعات و انجام کارها افزایش پیدا می‌کند. از ویژگی‌های مثبت این سیستم حسابداری می‌توان به این مورد اشاره کرد که می‌توانید در یک لحظه حجم انبوهی از اطلاعات را از نقاط مختلف وارد نرم افزار حسابداری تحت وب کنید و آن با پردازش اطلاعات در کوتاه‌ترین زمان ممکن خروجی را به شما ارائه می‌دهد.
حذف هزینه‌های مربوط به نصب، نگهداری و ارتقا نرم افزار
نرم افزارهای آنلاین نیازی به نصب ندارند و بروزرسانی آنها بدون هزینه و به صورت خودکار اتفاق می‌افتد. از این رو هزینه‌های مربوط به نصب، ارتقا و نگهداری نرم افزار از دوش شما برداشته میشود.
سهولت دسترسی به اطلاعات
برای استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب شما نیاز به اتصال اینترنت دارید. به موجب این امر شما می‌توانید بدون حضور در دفتر کار و خارج از ساعات اداری به اطلاعات مالی دسترسی داشته باشید و به امور حسابداری رسیدگی کنید.
حفاظت بیشتر از اطلاعات
همانطور که می‌دانید حوادثی نظیر نوسانات برق، آسیب به سخت افزار و موارد مشابه ممکن است موجب از بین رفتن اطلاعات شود. بدین منظور سیستم حسابداری ابری یا تحت وب طراحی گردیده است تا با مشکلات مذکور دست و پنجه نرم نکنید. در این راستا هر روز از اطلاعات نسخه پشتیبان گرفته میشود و در سرورهای امنی ذخیره می‌شوند.
برقراری ارتباط و تعامل بهتر با حسابدار
با استفاده از سیستم حسابداری تحت وب مدیر شرکت و حسابدار می‌توانند ارتباط بهتری با یکدیگر برقرار و اطلاعات مالی را راحت‌تر به اشتراک بگذارند.
حذف پروسه‌های کاغذی و مشکلات مربوط به کمبود فضا و کاهش هزینه‌های مربوطه
در گذشته اطلاعات مالی به صورت اسناد کاغذی تهیه و سپس بایگانی می‌شدند. این روش با معایب و دشواری‌هایی از جمله کمبود فضا برای بایگانی، سختی استخراج اطلاعات مورد نظر و … روبه‌رو بود؛ اما به لطف نرم افزارهای حسابداری این مشکلات تا حد چشمگیری بر طرف شدند. در سیستم حسابداری تحت وب شما تنها با جستجوی یک عنوان و چند کلیک به اطلاعات مورد نظرتان دست پیدا می‌کنید. شایان ذکر است این روش هزینه‌ها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
افزایش سرعت و دقت با استفاده از نرم افزار حسابداری آنلاین
نرم افزارهای حسابداری آنلاین دقت و سرعت بالایی در پردازش داده‌ها دارند که این امر از بروز خطای احتمالی در محاسبات جلوگیری به عمل می‌آورد و در زمان صرفه جویی می‌کند.
انجام امور حسابداری از راه دور
از دیگر مزایای استفاده از سیستم حسابداری تحت وب می‌توان به استفاده از خدمات شرکت‌های حسابداری به جای استخدام یک یا چند حسابدار اشاره کرد. چنانچه برای حسابداری کسب‌وکار خود از سیستم تحت وب استفاده کنید می‌توانید امور مالی و حسابرسی را به شرکت‌های مذکور بسپارید تا آنها از راه دور به این کارها رسیدگی کنند. حتی حسابدار استخدام شده می‌تواند به صورت دورکاری با شرکت همکاری کند.
عدم نیاز به نصب مجدد نرم افزار
پیش از ظهور نرم افزارهای آنلاین، حسابداران برای رفع خطاهای پیش آمده یا بروزرسانی نرم افزارهای آفلاین اقدام به نصب مجدد نرم افزار می‌کردند که این کار هزینه‌های زیادی را متوجه شرکت می‌کرد. خوشبختانه نرم افزارهای آنلاین این دردسرها را ندارند و مشکلاتی سیستم آفلاین را حل کرده‌اند.
امنیت اطلاعات در حسابداری تحت وب چگونه تامین میشود؟
هنگامی که بحث از سیستم حسابداری تحت وب پیش می‌آید، یک سوال ذهن مخاطبان را درگیر می‌کند که در این روش امنیت اطلاعات چگونه تامین میشود؟ در این خصوص باید گفت اطلاعات رمز نگاری می‌شوند و به صورت مجموعه کد در سرور ابری شرکت ارائه دهنده نرم افزار ذخیره میشود. شایان ذکر است به جز شما و کاربران‌تان هیچکس حتی شرکت میزبان به اطلاعات مالی دسترسی نخواهد داشت در نتیجه اگر اطلاعات هک شود هکر نمی‌تواند از آنها سوء استفاده کند. بدین ترتیب امنیت اطلاعات تامین میشود.
دلیل استفاده از سیستم حسابداری تحت وب چیست؟
همانطور که مستحضرید تا کنون نرم افزارهای حسابداری زیادی روی کارآمده‌اند که نجات بخش حسابداران از کاغذ بازی و سیستم سنتی حسابداری بوده‌اند. اما در این میان یک سوال پیش می‌آید که حسابداری تحت وب چه مزایا و امکاناتی را برای کاربران فراهم می‌کند تا شرکت‌ها برای بکارگیری این سیستم ترغیب شوند؟ برخی از فواید بکارگیری این سیستم عبارتند از:
- دسترسی سریع و آسان به نرم افزار حسابداری بدون نیاز به حضور در ساعات مقرر در محل شرکت (مهمترین مزیت حسابداری آنلاین)
- کار با نرم افزار حسابداری با استفاده از موبایل، تبلت و حتی لپ تاپ
- عدم وجود مشکلات سخت افزاری، ویروسی شدن سیستم و از بین رفتن اطلاعات
- امنیت در برابر حملات سایبری
- امکان اتصال و استفاده از نرم افزار بدون محدودیت زمانی و جغرافیایی
- بروزسانی نرم افزار به صورت اتوماتیک
- قابل اجرا بر روی تمام دستگاه‌ها (موبایل، تبلت، لپ تاپ و حتی دسکتاپ)
- امکان دریافت گزارش آنلاین
- هزینه مقرون به صرفه نسبت به حالت استفاده از سیستم حسابداری آفلاین
- امکان تعریف شعبات متعدد بر روی یک نسخه از نرم افزار
انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب
قبل از خرید بهترین نرم افزار حسابداری تحت وب مناسب کسب‌وکارتان باید به چند مورد توجه کنید:
- امکانات و قابلیت‌های زیاد لزوما به معنا بهترین نیست چراکه ممکن است بسیاری از قابلیت‌ها هرگز به کار شما نیایند.
- پیش از اقدام به خرید نیاز کسب‌وکارتان را بسنجید و ببینید به چه امکاناتی نیاز دارید. برخی پیش از خرید فقط امکانات نرم افزارها را با هم مقایسه می‌کنند و در آخر به یک نتیجه اشتباه می‌رسند: هر چه امکانات و قابلیت‌ها بیشتر، نرم افزار بهتر.
- در مورد نرم افزار حسابداری مورد نظرتان تحقیق کنید و ببینید که برای استفاده در شبکه داخلی طراحی شده یا برای استفاده آنلاین. درست است که هر دوی این‌ها تحت وب هستند اما اگر برای استفاده آنلاین طراحی نشده باشند یقینا در کار شما را با مشکل مواجه خواهند کرد.
